Avvalorare se necessario il campo giorni di preavviso, indicando, rispetto alla data inserita, quanti giorni prima visualizzare il promemoria.

Inserire nel campo Note il messaggio da visualizzare.

In fondo alla finestra troviamo il tasto duplica, molto utile nel caso dovessimo inserire lo stesso avviso per scadenze differenti. Ad esempio, dovendo inserire una scadenza trimestrale (non prevista nel campo Tipo), basterà inserire un promemoria alla prima scadenza specificandone la frequenza "annuale" e duplicarlo per tre volte cambiando le scadenze ai tre record così creati.

E' anche possibile visualizzare con un'altra modalità gli appuntamenti inseriti (a partire dalla versione 1.1.0), in modo da semplificare ulteriormente la consultazione dei dati.

Attraverso il tasto , si accede alla funzione "griglia", che mostra i record in forma tabellare.

Quando la modalità "griglia" è attiva, non è consentita nessuna modifica ai dati da parte dell'utente. Per poter editare il record che ci interessa, basterà fare doppio clic sopra di esso per riportare l'aspetto della finestra alla normalità; in questo caso saranno già visualizzati i dati che ci interessano e potremo modificarli a nostro piacere come di consueto.

Ovviamente, anche attraverso il tasto sarà possibile tornare alla modalità standard, ma in questo caso verrà visualizzato il record sul quale ci trovavamo prima di cambiare il tipo di visualizzazione.

Con il tasto Close usciamo dalla finestra di inserimento, tenendo presente che le eventuali modifiche apportate al record verranno memorizzate automaticamente, anche senza la pressione del tasto .

Sempre nel menù Agenda troviamo un altro strumento molto utile, ovvero il Calendario... (accessibile anch'esso in alternativa, dal solito menù popup).

Si tratta del classico calendario perpetuo che si differenzia però da tutti gli altri perché evidenzia tutte le feste del calendario italiano, Pasqua e Pasquetta comprese.

A partire dalla versione 1.0.1, sono indicate le fasi lunari e dalla 1.0.2 vengono evidenziati (con dei quadratini rossi e verdi) i giorni che contengono dei promemoria; in verde sono evidenziati gli appuntamenti la cui scadenza è già fissata per il giorno interessato, mentre in rosso sono indicati gli appuntamenti scadenzati a date precedenti, ma che verranno riproposti anche a questa data (ad esempio un impegno quotidiano verrà visualizzato una sola volta in verde nel giorno in cui è attualmente scadenzato e in rosso su tutte le giornate successive). Cliccando uno qualsiasi dei due quadratini vengono mostrati nel dettaglio gli appuntamenti della giornata (immagine a destra).

Dal menù Opzioni... è possibile personalizzare il programma e attivare alcune utili funzioni.

Dalla linguetta "Avvisi" è possibile abilitare o disabilitare l'avviso acustico e personalizzarlo con la suoneria che più vi piace (solo files di tipo Wave --> *.wav).

Si può attivare anche la funzione snooze, molto utile per ricordare ad intervalli regolari gli appuntamenti già visualizzati, ma che potrebbero rimanere dimenticati nella traybar. E' consentito impostare una ripetizione costante ad intervalli di tempo regolari, oppure si può scegliere per un unico avviso ad una certa ora.

Dalla linguetta "Backup" è possibile abilitare o disabilitare la funzionalità di backup automatico e scegliere la relativa cartella di destinazione. Il backup sarà effettuato ogni sette giorni (a partire dalla versione 1.1.0) e saranno mantenuti in archivio gli ultimi due (quindi sarà possibile recuperare i dati fino a due settimane prima).

Sui sistemi operativi Xp e Vista (soprattutto quest'ultimo), è possibile che si verifichi un errore, in fase di backup automatico degli archivi. Questo problema sussiste a causa dei servizi di Windows preposti alla protezione delle aree sensibili del sistema operativo, che negano a Presence (e agli altri programmi) l'accesso in scrittura su particolari directory, come ad esempio c:\, c:\windows, c:\Programmi, ecc.
La soluzione consiste nell'indicare nella sezione Destinazione del form Opzioni..., una directory accessibile, come lo è, ad esempio, la cartella "documenti".

Ogni tanto, oltre al backup, è consigliabile effettuare anche la manutenzione del database, selezionando l'omonima opzione Manutenzione database dal menù File. Si tratta di una compattazione dei dati che oltre a produrre una riduzione dello spazio occupato dal database, corregge anche eventuali errori che possono insorgere con un utilizzo frequente.

Se è vostra abitudine inserire molti avvisi con tipologia "singolo" vi capiterà certamente, prima o poi, di dover eliminare dal database tutto ciò che è già stato spuntato. Esiste nel menù File una funzione specifica che consente di effettuare questa operazione in automatico. Selezionando la voce Pulisci eventi singoli spuntati il nostro archivio verrà ripulito da tutti i records spuntati con tipologia "singolo".

A partire dalla versione 1.0.2 di Presence, è stato inserito un modulo per gestire gli aggiornamenti automatici del programma via internet. Le impostazioni per attivare/disattivare e configurare nel modo più appropriato questa caratteristica, le trovate nella linguetta "Aggiornamenti".

Qui è possibile stabilire se e come deve avvenire l'aggiornamento, la directory di appoggio per l'eventuale download e la modalità di connessione ad internet utilizzata.

In particolare, il programma consente di scegliere tra la modalità automatica (controlla la presenza di aggiornamenti, li scarica e li installa), semiautomatica (controlla gli aggiornamenti, li scarica, ma lascia all'utente la facoltà di installarli o meno) e solo avviso (se ci sono aggiornamenti disponibili viene visualizzato un messaggio). A partire dalla versione 1.1.0 la ricerca degli aggiornamenti avviene ogni 30 giorni ed il download è eseguito in modalità threaded, in modo da evitare il blocco del programma durante la connessione.

Infine, nella linguetta "Calendario" è possibile specificare se visualizzare o meno sul calendario le fasi lunari (introdotte con la versione 1.0.1) e il riepilogo degli appuntamenti (novità della versione 1.0.2 - vedi sopra).

Molto utile è l'opzione che consente di specificare se considerare o meno il sabato come giorno festivo.

Se si disabilita questa opzione la settimana lavorativa passa da 5 a 6 giorni. Ciò rende utilizzabile Presence anche in quegli uffici dove si lavora anche di sabato (come gli Enti Pubblici).